Come organizzare eventi dal vivo in sicurezza rispettando tutte le norme di contenimento del Coronavirus. Quello che dovete sapere…
Se lo chiedono in tanti tra addetti ai lavori e non: gli eventi dal vivo in sicurezza ai tempi del Covid-19 sono ancora possibili?
La risposta è sì. E in questo articolo ve lo dimostreremo.
Prima però una premessa necessaria per contestualizzare quello che leggerete nelle prossime righe.
Il Covid-19 e il settore viaggi ed eventi
Il Covid-19 ha rappresentato, e ancora rappresenta, una delle sfide più impegnative che il settore viaggi ed eventi si sia mai trovato ad affrontare a livello locale e internazionale.
Il lockdown ha bloccato completamente il settore per mesi e anche la riapertura si è prospettata fin dall’inizio molto complessa.
Le forti limitazioni alla circolazione tra regioni e tra Stati, sommata al divieto di assembramento e alle norme di distanziamento sociale, hanno spinto le Autorità a lasciare ai margini della riapertura del comparto meeting ad eventi. Un settore che costituisce circa il 4% del PIL nazionale italiano e che vede impiegato quasi un milione di professionisti.
Le associazioni di settore, Federcongressi&eventi in primis, hanno giocato un ruolo fondamentale nel farsi portavoce delle esigenze della meeting industry. Hanno portato alle autorità le istanze dei professionisti e hanno contribuito attivamente alla ricerca di soluzioni innovative e sicure. Soluzioni che permettessero di tornare a organizzare eventi dal vivo in sicurezza.
Facciamo un passo indietro…
Già nel mese di aprile Federcongressi aveva presentato al Governo delle Linee Guida per la stesura di protocolli di gestione degli spazi meeting e congressuali. Si trattava di un documento di sintesi che, tenendo conto delle normative igienico-sanitarie volte al contenimento della diffusione del Covid-19, fissava dei punti fermi per la riapertura in sicurezza. Rimanendo comunque generico in modo da permettere alle varie strutture di implementare le indicazioni in base alle proprie caratteristiche specifiche.
La forte azione di pushing da parte dei delegati di Federcongressi sulle autorità regionali, ha ottenuto dei risultati.
Le riaperture nel settore meeting e congressi
Il settore meeting, inizialmente non contemplato tra le attività in riapertura, è stato inserito all’interno delle Linee guida per la riapertura delle Attività Economiche e Produttive approvate dalla Conferenza delle Regioni del 9 giugno, documento che recepisce le linee guida già proposte in aprile.
Tuttavia, i dpcm del 15 giugno e del 14 luglio hanno frenato la ripresa del settore meeting fissando la sospensione di fiere e congressi in un primo momento fino a metà luglio e successivamente al 31 luglio.
Il Governo ha però lasciato libertà alle Regioni di anticipare tale data in base alla situazione epidemiologica locale e alle dimensioni degli spazi fieristici e congressuali. Alla luce di tale possibilità, 15 Regioni hanno emesso ordinanze che, recependo le Linee Guida per la riapertura delle Attività Economiche e Produttive, hanno anticipato l’apertura della meeting industry fin dalla metà di giugno riaprendo alla possibilità di organizzare eventi dal vivo in sicurezza.
Apripista sono state Sicilia e Campania. Seguite a stretto giro dalle altre Regioni centro-meridionali e, a nord, da Veneto e Friuli Venezia Giulia. La stessa Lombardia, regione più colpita dal Covid-19, ha deciso di riaprire ai meeting il 1° luglio.
Il dpcm del 31 luglio ha infine posto come data di riapertura del settore meeting e fiere il 15 agosto. Pur sottolineando l’importanza di un controllo stringente delle norme anti-Covid per evitare eventuali ricadute epidemiologiche.
Alberghi e centri congressi ai tempi del Covid-19
La possibilità di riprendere l’attività di meeting e congressi in quasi tutta Italia è stato un segnale molto positivo per gli operatori del settore. L’applicazione delle Linee Guida ha permesso di rimettersi al lavoro garantendo agli ospiti di tornare ad incontrarsi in sicurezza.
Le regole principali per meeting ed eventi
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Misurazione della temperatura ai partecipanti e/o compilazione di un’autocertificazione all’ingresso della struttura alberghiera o del centro congressi con divieto di accesso con una temperatura superiore ai 37,5 °C o altri sintomi riconducibili al Coronavirus (tosse, difficoltà respiratorie…).
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Obbligo di indossare la mascherina all’interno di spazi chiusi e in tutti gli spazi comuni, soprattutto dove non sia possibile mantenere una distanza superiore a 1 metro da altre persone. Lavarsi frequentemente le mani con sapone o con gel igienizzanti (predisposti dalle strutture in tutte le aree comuni).
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Mantenimento del distanziamento di 1 metro nelle sale meeting, con una revisione delle capienze delle sale e allestimenti appositi, e negli spazi comuni (foyer, ristoranti, hall, ascensori…) attraverso segnaletica dedicata e una diversa organizzazione dei servizi per contingentare le presenze
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Tracciamento dei partecipanti e dei loro contatti durante l’evento.
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Misure specifiche di sanificazione di camere, sale meeting e spazi comuni, con particolare attenzione alle superfici di maggior contatto (tastiere ascensori, maniglie…). Pulizia straordinaria di attrezzature di uso condiviso (microfoni, pc…).
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Areazione frequente degli spazi comuni, quanto più possibile naturale. Installazione di sistemi di aria condizionata dotati di appositi filtri certificati che permettano la pulizia dell’aria.
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Servizi ristorativi riorganizzati per favorire la modalità servita ed evitare il self service, dalla colazione ai coffee break, tramite l’utilizzo di monoporzioni o il servizio da parte del personale (dotato di tutti i DPI). Anche la parte ristorativa prevede protocolli di sanificazione e pulizia straordinari per gli ambienti e per le stoviglie.
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Procedure di emergenza in caso di sospetti positivi al Covid-19 con spazi adibiti all’isolamento della persona interessata e personale dotato di DPI e formato per la gestione della situazione in accordo con le autorità competenti.
Viaggiare ai tempi del Coronavirus
Non solo le strutture ricettive hanno dovuto riorganizzarsi per far fronte alla nuova situazione… Anche il comparto dei trasporti ha dovuto intraprendere una serie di interventi per permettere ai passeggeri di viaggiare in tutta sicurezza.
Per quanto riguarda il trasporto aereo, gli aeroporti hanno rivisto le proprie procedure e implementato la segnaletica per evitare gli assembramenti in aree quali i check-in e i gate e per mantenere il distanziamento ai controlli e nelle attese. Hanno aggiunto i termoscanner per monitorare la temperatura dei passeggeri e predisposto postazioni con gel igienizzante. A ciò si aggiunge l’obbligo per i passeggeri di indossare la mascherina e il divieto a chi non è in partenza di accedere alle aereostazioni.
A bordo degli aerei, dopo una prima ipotesi di farli volare con posti occupati alternati a quelli liberi, che avrebbe ulteriormente aggravato le difficoltà di un settore già molto colpito, le compagnie aeree sono riuscite a ottenere il permesso di viaggiare ad occupazione piena. Questo grazie all’istallazione di filtri Hepa per l’aria condizionata, che garantiscono una sterilità del 99,97% e l’obbligo per i passeggeri di indossare la mascherina.
Anche le stazioni ferroviarie e dei bus hanno dovuto riorganizzarsi per garantire il distanziamento sociale con la creazione di percorsi differenziati in entrata e uscita tramite segnaletica e un contingentamento degli accessi all’area dei binari in attesa dei treni. Resta fermo l’obbligo della mascherina e l’invito a indossare i guanti o a disinfettare spesso le mani. A bordo dei treni, si è ridotto il numero di posti vendibili in modo da alternare le sedute e mantenere la distanza di 1 metro, è stato sospeso il servizio di ristorazione a bordo e sono state introdotti protocolli di sanificazione e pulizia straordinari.
Eventi dal vivo in sicurezza. Il settore meeting ed eventi è pronto
In aggiunta ai protocolli anti-Covid, un altro importante passo verso la riapertura in sicurezza dei meeting è dato dalle nuove polizze assicurative, nate dall’esigenza di adattarsi ad una realtà completamente nuova. Di questo parleremo in uno dei nostri prossimi articoli…
Il comparto alberghiero e ristorativo e l’industria dei trasporti si sono quindi dimostrati pronti nel reagire alla nuova situazione ed efficienti nel recepire tutte le indicazioni igienico-sanitarie fissate dall’Autorità in modo da permettere a tutti di tornare a viaggiare.
Allo stesso modo, la meeting industry, così strettamente connessa con questi settori, è pronta a tornare ad organizzare eventi dal vivo in sicurezza, in cui si possa riscoprire il valore del rapporto face-to-face in tutta sicurezza.
